Dokumentations- und Nachweispflichten
Wenn die Arbeit mit dem Qualitätsmanagement gut eingeübt ist, können die Ergebnisse der Bewertungen durch den Aufbau eines schlanken Dokumentations- und Nachweissystems ergänzt werden. Dies ist spätestens dann erforderlich, wenn Sie oder Ihr Träger ein Audit oder Zertifizierung anstreben. Wie mache ich z.B. nachvollziehbar, dass meine Einrichtung beim Indikator ?Es finden regelmäßig Teamsitzungen statt.“ Wert 2 oder 3 erreicht. Das Dokumentations- und Nachweissystem wird schrittweise aufgebaut. Dokumentationsanforderungen und Nachweispflichten können in vielen Fällen als Arbeitshilfe angelegt werden, so dass sie keinen (großen) zusätzlichen Aufwand (kein Papiertiger!) bedeuten. Vielfach genügen Fotos als Nachweis (z.B. über durchgeführte Angebote oder Projekte). Beim Indikator „Wir beobachten alle Kinder regelmäßig und dokumentieren deren Entwicklung.“ – führen Sie z.B. den Nachweis, dass Sie auch wirklich alle Kinder regelmäßig beobachten anhand einer Namensliste der Kinder – das Beispiel wird von den städtischen Kitas in Bochum eingesetzt -, in die Sie die Termine, an denen Sie die Kinder beobachtet haben, eintragen. Einen solchen Überblick benötigen Sie so oder so, da Sie das nicht für 20 oder 25 Kinder immer im Kopf haben können. Das Dokumentations- und Nachweis-system untersützt also die Organisation ihrer Arbeit nach innen und schafft gleichzeitig die Grundlage für Audits bzw. Zertifizierungen.